Mamas mit eigenem Business haben keine Zeit zu verlieren. Wenn die eine Hälfte des Tages den Kindern gehört, dann kann das Automatisieren oder Systematisieren von Aufgabenprozessen die Effektivität der anderen Hälfte sehr unterstützen. Deswegen stelle ich Dir hier einige Tools vor, die Zeit sparen und mit denen Du darüber hinaus Deine Klienten von überall betreuen kannst.

1. Contactually – Die kostenlose Version dieser web-basierten CRM Software kann eine Menge und reicht für eine kleinere Coaching Praxis völlig aus. Ich nutze es, um alle eMails und andere Informationen von meinen Klientinnen übersichtlich an einem Platz zu haben.

Zu jedem Kunden kann man Notizen anlegen und die wichtigsten Punkte einer Sitzung festhalten. So habe ich immer den Überblick und kann vor jeder neuen Sitzung den roten Faden ganz leicht aufnehmen. Außerdem kann man das Versenden von eMails terminieren und somit sicherstellen, dass man den Kontakt mit Kunden automatisch pflegt.

2. Acuity Scheduling – Oft müssen einige eMails hin und her geschickt werden, bevor man einen Termin gefunden hat, der für alle Beteiligten passt. Deswegen setze ich zumindest zum Buchen meiner kostenlosen Business-Strategie-Sitzungen einen Online-Terminplaner ein.

Mit Acuity Scheduling bin ich super zufrieden, weil ich in der günstigsten Variante auch Formulare zum Ausfüllen integrieren kann. In der Benachrichtigungsmail für neue Buchungen sind die Antworten meiner (potentiellen) Klientinnen dann bereits enthalten und ich erhalte sofort einen ersten Eindruck von ihren aktuellen Herausforderungen und Wünschen.

3. Fastbill – Diese Software ist eine Art Mini-Buchhalter, der das Schreiben von Rechnungen einfach macht und in wenigen Minuten erledigt. Für mich ist es besonders deswegen ein tolles Tool, weil ich den ganzen „Papierkram“ gerne vor mir herschiebe. Fastbill vergibt automatisch Rechnungs- und Kundennummern, rechnet die Umsatzsteuer aus, fügt alle Kundendaten ein und verschickt die Rechnung per eMail. Ich liebe es!

4. Skype – Das ist natürlich schon ein alter Hase unter den Online-Tools, aber ich kenne viele Frauen, die beratend arbeiten und Skype noch nicht in Erwägung gezogen haben dafür.

Fast alle meine Sitzungen finden per Skype statt. Dadurch kann ich zur Zeit beispielsweise eine Mama in Litauen coachen. Gleichzeitig ermöglicht Skype auch einer Unternehmerin das Coaching, die in meiner Region wohnt, zeitlich aber extrem stark eingebundenen ist und für die Sitzungen lieber an ihrem PC im Büro bleibt.

Während den Coaching Sitzungen schalte ich die Kamera gerne aus, damit sich meine Klientinnen noch besser auf sich selbst konzentrieren können. Aber beim „Hallo“ sagen hat man sich gesehen und so schon mal eine herzliche Verbindung aufgebaut. Die perfekte Mischung für eine gelungene Sitzung 🙂

5. Dropbox – Auch die Dopbox ist nicht wirklich neu, aber ich möchte sie hier nicht auslassen, weil sie das Arbeiten von überall einfach extrem erleichtert. Ordner und Dokumente für Klientinnen, dich ich immer wieder brauche, lege ich alle in der Dropbox ab. Dadurch kann ich auf Worksheets und Selbstlern-Unterlagen zugreifen, die ich spontan in einer Sitzung verwenden möchte, auch wenn ich nicht zuhause bin und meine physischen Ordner nicht griffbereit habe.

6. TeuxDeux – wird tö dö ausgesprochen und kommt von to do 🙂 Dieser Online-Kalender ist eine Art Filofax im Netz. Von Montag bis Sonntag hat jeder Tag eine Spalte, die mit Notizen, Terminen und To do’s gefüllt werden kann.

Das Praktische ist, dass man alle Informationen beliebig hin und her verschieben und verändern kann, ohne dass am Schluss die ganze Seite verkritzelt ist wie bei einem echten Taschenkalender. TeuxDeux ist super für einen organisierten Wochenplan und zum Festhalten von Coaching Terminen.

Mit welchen Tools organisierst Du Dein Business? Hast Du noch weitere gute Tipps für uns? Die anderen Mamas und ich freuen uns über Dein Feedback in den Kommentaren.