Klarheit über die nächsten Schritte zu haben ist eine große Erleichterung für jede Mompreneur. Dann kannst Du Deine „heilige“ Business Zeit fokussiert nutzen und einen klaren Kopf für Deine Familie behalten. Doch sich bei allen anstehenden To Do’s nicht zu verzetteln ist eine Kunst! Die Home-Office Expertin und Mama Claudia Kauscheder erklärt Dir worauf Du achten musst, um mit guten Gefühlen in die richtige Richtung zu wandern. 

 

Falls es dir immer leicht fällt, die Entscheidung zu treffen, was du als nächstes zu tun hast, dann gratuliere ich dir! Du sparst dir soeben 5-6 Minuten Zeit, denn dann wirst du mit diesem Artikel höchstwahrscheinlich nichts anfangen können und wegklicken 😉

Noch hier? Dann ist das Setzen von Prioritäten wohl ein Thema für dich?

„Ich glaube, dass es immer eine Herausforderung ist, Prioritäten zu setzen – im Home-Office wird’s allerdings noch schwerer, beziehungsweise umfangreicher.“

Denn wenn du in einem Büro im Zuge einer Anstellung arbeitest, können sich deine privaten Themen gar nicht mit deinen beruflichen Aufgaben vermischen. Ja, die eine Seite kann Kompromisse für die andere Seite bedeuten. Aber du hast nicht die Wahl. Du bist eben bei der Arbeit und da bekommst du weder das Mitteilungsbedürfnis deiner Kinder, noch das ungespülte Geschirr mit. Im Home-Office jedoch hast du immer die Wahl (oder anders ausgedrückt: du darfst dich immer entscheiden ..)

 

Ein kleines Experiment

Bevor du weiter liest, möchte ich dich gerne zu einem kleinen Experiment einladen:

  • Falls du so etwas wie eine Aufgaben- oder ToDo-Liste für heute hast, nimm‘ sie bitte zur Hand. Wenn nicht, dann schreibe kurz auf, was du heute vor hast. Nein, nicht schummeln und weiterlesen, nimm‘ sie zur Hand!
  • Markiere jetzt bitte auf irgendeine Weise diejenigen Aufgaben, die du als „dringend“ einstufen würdest.
  • Dann markiere alle Aufgaben, die du als „wichtig“ einstufst, auf eine andere Weise.

Das war’s im ersten Schritt auch schon, danke, wir kommen dann später darauf zurück.

 

Dringend versus wichtig

Vor kurzem habe ich einen Artikel über Dringlichkeiten geschrieben mit dem Titel „Niemand liegt auf deinem OP-Tisch!“ . Ich gehe darin davon aus, dass du kein Notfall-Chirurg bist und es somit nichts Dringendes gibt.

Das ist allerdings schon einigermaßen provokant, denn es gibt sehr wohl Faktoren, die Dinge dringend machen können:

  • Du hast einen Abgabetermin.
  • Jemand ist darauf angewiesen, dass du etwas zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigst.
  • Du hast etwas versprochen.

In jedem Fall steht ein Datum irgendwie im Zusammenhang mit „dringend“. Und dieses Datum ist nicht vom Himmel gefallen 😉 Du hast dich selbst dazu verpflichtet, ja gesagt und kennst diesen Termin auch schon länger.

Sehr oft wird genau das verwechselt – bzw. nicht klar getrennt. Dringend (also mit Termin versehen) wird als wichtig erachtet. Das heißt auf der anderen Seite allerdings auch, dass Dinge, die keinen Abgabetermin haben, nicht wichtig sind. Aber stimmt das wirklich so?

 

Deine Werte entscheiden 

Um entscheiden zu können, was für dich (und NUR für dich und damit auch für dein Business) wichtig ist, ist es hilfreich, wenn du dir klar machst, welche Werte du lebst oder leben möchtest.

Somit verändert sich die Frage in ein

  • Was ist für DICH wertvoll?
  • Welche Ziele verfolgst DU mit diesen Werten?

Eine tolle Coach, wie zum Beispiel Sandra, deren Gast ich heute bin, kann dich sicher dabei unterstützen, wenn du dir über deine persönlichen Antworten auf diese Fragen nicht sicher bist.

 

Vervollständigen wir das begonnene Experiment.

  • Wie viele deiner heutigen Aufgaben sind wichtig?
  • Wie viele dringend?
  • Wie sieht das Verhältnis zwischen diesen beiden aus?

Kann es sein, dass die Waage stark in Richtung „dringend“ ausschlägt? Oder dass viele Aufgaben wichtig und dringend sind? Das würde mich nicht wundern – und soll dich bitte auch nicht beunruhigen 😉

Meistens lassen wir uns von den „dringenden“ Dingen durch den Tag hetzen.

 

Die Eisenhower-Matrix

Nicht nur einmal höre ich von meinen Coachees Aussagen wie „Aber wenn der Kunde etwas braucht, dann muss ich doch sofort ….“ oder „eMails müssen innerhalb von zwei Stunden beantwortet werden.“

Oder aber besonders beliebt: „Ich brauche den Druck, um etwas zu erledigen.“

Bevor ich dir eine Vorlage verlinke und beschreibe, wie du mit der Eisenhower-Matrix deine Prioritäten überprüfen bzw. setzen kannst, möchte ich noch kurz auf diese Methode eingehen.

Diese Matrix besteht aus 4 Feldern:

eisenhower matrix

 1. Wichtig und dringend

Die dringenden und wichtigen Aufgaben – das klingt ja irgendwie logisch – sind diejenigen, die du höchstwahrscheinlich auch auf der Liste wiederfindest, die du dir zu Beginn des Artikels angesehen hast.

Diese Kurzfristigkeit kann aber relativ schnell zur Falle werden weil hier nicht die Tätigkeiten stehen, die dich in deinen Projekten und somit auch in deinen Visionen weiter bringen.

Sie unterstützen auch nicht deine Werte, sondern sind im Laufe der Zeit zusätzlich zu wichtig auch dringend geworden, weil der Termin näher rückt.

 

2. Wichtig aber nicht dringend

Kommen wir zum 2. Feld, nämlich den wichtigen aber nicht dringenden Aufgaben.
Es könnte sein, dass dieses Feld relativ leer bleibt. Beziehungsweise, dass du gar nicht dazu kommst, die Aufgaben aus diesem Feld zu bearbeiten.

Das sind nämlich diejenigen, die immer wieder aufgeschoben werden, weil sie eben nicht dringend sind!

Die Arbeit an deinen Projekten, deine eigenen Weiterbildung, oft auch diejenigen Dinge, die deinem Vergnügen dienen.

Du merkst schon, diese Abteilung ist wesentlich wichtiger als die erste!

„Wenn du dir für wichtige aber nicht dringende Aufgaben keine Zeit einplanst, kann es ganz schnell passieren, dass sie plötzlich doch dringend werden und im ersten Feld landen.“

Jetzt könntest du natürlich sagen: “Passt doch, dann bekommen sie halt eine höhere Priorität!”

Aber: Wenn das laufend passiert, dann bedeutet es auf der anderen Seite auch, dass du unter Druck geraten wirst und eventuell in blindem Aktionismus landest und von deinen Aufgaben durch den Tag getrieben wirst.

Darum mein Plädoyer, für die wichtigen Aufgaben, die dich deinem Ziel näher bringen, regelmäßig und konsequent Zeitblöcke einzuplanen!

 

3. Nicht wichtig aber dringend

Könntest du darüber nachdenken, diese Dinge zu delegieren? Zur genaueren Begriffsbestimmung: das sind Aufgaben, dich deiner Vision nicht näher bringen, aber gemacht werden müssen – aber eben eventuell nicht von dir!

Hier liegt, so glaube ich, für jede(n) Selbständige(n) ein ziemliches Potential. Ich denke dabei an so Dinge wie Buchhaltung, Recherche, Datenbankpflege, grafische Arbeiten, unter dem Strich also Arbeiten, die nicht zu deiner Kernkompetenz gehören!

Ich gestehe, besonders in diesem Punkt darf ich auch noch dazu lernen 🙂

 

4. Nicht wichtig und nicht dringend

Im letzten Quadrat stehen die Dinge, die weder wichtig noch dringend sind. Du könntest sie jetzt dort natürlich einfach stehen lassen …

Ich rate dir allerdings, sie vollständig zu streichen oder zu delegieren.

 

Deine Arbeitsvorlage zum Download

Drucke dir die Vorlage, die ich hier verlinke aus. Danach ordne alle Aufgaben, die du für diese Woche geplant hast in diese Matrix ein.

Das sollte dir ein Gefühl dafür geben, ob du deine Prioritäten für diese Woche richtig (deinen Werten und Projekten entsprechend) gesetzt hast.

Natürlich kannst du damit auch deine tägliche ToDo-Liste bzw. deine täglichen Prioritäten überprüfen.

 

Zusammenfassend

Ziel eins (im Home-Office und außerhalb) sollte es also sein, die wichtigen Dinge, die du zu tun hast, nicht dringend werden zu lassen, damit sie dich nicht durch den Tag jagen.

Außerdem hast du höchstwahrscheinlich auch das Home-Office gewählt, damit du flexibel genug für deine Familie sein kannst. Nur geht deine Flexibilität leider flöten, wenn du alles dringend werden lasst – dann musst du nämlich ran!

Ziel zwei: Priorität auf das setzen, was für dich wichtig (wertig) ist. Wann immer du eine Entscheidung treffen musst, was du als nächstes zu tun hast (oder was du nicht tun musst), ziehe die wichtigen Dinge vor – und delegiere wenn möglich die dringenden.

Ich freue mich, wenn ich dir hier einen kleinen Hinweis zum Setzen deiner Prioritäten geben konnte – wenn du mehr in Sachen Home-Office und Selbstmanagement lesen möchtest, besuche mich doch auf meiner Seite. Ich habe hier auch einen kleinen Willkommens-Gruß für dich vorbereitet! 

 

Zur Autorin

ClaudiaKauschederClaudia Kauscheder gehört – wie du – zu den Jongleuren, denn sie arbeitet seit fast 20 Jahren im Home-Office und zwar sowohl angestellt als auch als selbständige Trainerin und Coach. Ihre LeserInnen und Kunden unterstützt sie dabei, alle Bälle entspannt in der Luft zu behalten und effizient zu Hause zu arbeiten. Auf www.abenteuerhomeoffice.at bloggt sie über Themen rund um’s Home-Office, Produktivität und Motivation und inzwischen gibt es auch ein Online-Coaching-Programm für Homeworker.

 

 

Jetzt würden Claudia und ich gerne wissen, was Deine größten Home-Office-Herausforderungen sind. Wie sorgst Du dafür, dass Du Herrscherin über Deine To-Do-Liste bleibst 🙂 Claudia gibt Dir hier gerne noch weitere Expertinnen-Tipps! Die anderen Mamas und wir freuen uns über Dich in den Kommentaren.